财务管理制度

第一章  

第一条 为了加强深圳市质兰公益基金会的财务管理,规范财务行为,保障本基金会的健康发展,根据《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》、《慈善法》、《关于慈善组织开展慈善活动年度支出和管理费用的规定》、《基金会管理条例》、《慈善组织保值增值投资活动管理暂行办法》等法律法规及本基金会的章程,特制定本制度。

第二条 本基金会的财产及其他收入受国家法律保护,任何单位及个人不得侵占、私分和挪用。

第三条 本基金会按照国家规定,依法接受各项财务监督,做好财务信息披露,维护捐赠者的权益。

第四条 财务管理的目标是建立和健全各项财务管理制度,加强财务监督;管理各项收入,降低成本费用,合理安排和使用各项资金,保证基金会资源的高效配置与合理使用,提高资产使用效率;维护资产的完整性,做好资产的保值和增值工作; 准确及时提供财务信息,为经济决策提供依据,规范财务信息披露,保障和促进基金会的健康良性发展。

第五条 根据会计控制制度的要求,本基金会秘书处下设财务部门,负责本基金会的会计核算和资金监管。财务部门分设会计岗位和出纳岗位,聘请具有专业资格的专职会计人员担任会计和具有专业能力的出纳。本基金会理事、监事的近亲属不得担任财务岗位。财务人员离职时,应当做到钱清、票清、帐清,并在秘书长主持下办理交接手续。

第六条 本基金会设立统一账号,并由财务部门按国家有关财务会计制度设立账册,组织会计核算,并按本基金会的业务发展需求设立相应的明细账。

第七条 本基金会的最高权力机构是理事会。理事会定期审议机构财务报告,并决定财务工作中的重大问题。财务日常管理工作由秘书长负责。秘书长有责任定期或不定期检查本基金会的财务工作,并监督秘书处所有全/兼职员工遵守本规定。

第八条 本基金会所有全/兼职员工应保证其各项支出及所管理的实习生、志愿者、专家等各项支出都符合基金会的管理要求,并对自己所负责的预算和支出的合理性、相关性、完整性和真实性负责,并有责任定期和不定期检查自己所负责的预算和支出的财务报告。


第二章  预算的管理

第九条 本基金会经费实行预算管理。秘书长应当组织秘书处全/兼职员工于每年的12 月 1 日前,编制出本基金会下年度的工作计划及年度经费预算,报经本基金会理事会批准后执行。

第十条 本基金会预算应做到量入而出、收支平衡,并保证有足够的现金流来维持本基金会的正常运转。

第十一条 本基金会员工对外以项目形式筹资时,项目预算在提交给捐赠方之前,应当至少提前三个工作日交由本基金会秘书长和会计审核,以保证内部管理的一致性,并符合本基金会的费用标准。

第十二条 除捐赠方有特殊要求外,捐赠资金的预算应当按本基金会的标准预算格式和预算类别编制。预算格式和类别由财务部门制定秘书长审核批准后提供。

第十三条 本基金会资助的所有项目,被资助方都应按照本基金会的标准预算格式和预算类别编制项目预算,并按照本基金会批准的项目预算执行项目。


第三章  收入管理

第十四条 本基金会的收入来源包括:

1.      理事、自然人、企业或其他组织自愿捐赠;

2.      投资收益;

3.      其他合法收入。第十五条 本基金会的收入只能根据章程规定的宗旨和公益活动的业务范围使用,不得挪做它用。

第十五条 本基金会的收入只能根据章程规定的宗旨和公益活动的业务范围使用,不得挪做它用。

第十六条 分类核算捐赠收入与捐赠以外其他收入。各项收入纳入年度总预算统筹计划。

第十七条 所有资金收入均应通过本基金会的统一银行账号收取,并由财务部门统一管理。外币捐赠应建外币账户进行接收并进行明细核算。因特殊情况需收取现金,应经秘书长审批同意后,由会计人员在三个工作日内存入本基金会银行账户。

第十八条 除投资收益外所有收入都应开具由深圳市财政部门印制的公益事业捐赠专用收据或深圳市税务局领取的增值税普通发票,记入相应的明细账内,凭公益事业捐赠专用收据和增值税普通发票的入账联入账。

第十九条 根据捐赠者意愿设立的专项基金,应单独记账、编制预算和会计核算,并由专人统一管理。


第四章  捐赠管理

第二十条 本基金会接受捐赠,应当遵守法律法规,符合章程规定的宗旨和公益活动的业务范围。

第二十一条 本基金会接受捐赠,应当建立在自愿的基础上,不能以损害国家和集体利益作为交换条件。

第二十二条 对于各项物资(除现金以外的捐赠,包括但不限于图书、设备、车辆、软件、古玩、首饰、文物、字画等)捐赠,本基金会应当填写《深圳市质兰公益基金会接受物资捐赠登记表》,并作为基金会的物资进行管理并用于捐赠目的。接受捐赠的物资无法用于符合本基金会宗旨的用途时,基金会可以依法拍卖或者变卖,所得收入用于捐赠目的。

第二十三条 捐赠物资需开具《公益事业捐赠专用收据》的,应提供捐赠非货币性资产公允价值的证明,如不能提供则不能开具《公益事业捐赠专用收据》。

第二十四条 本基金会取得的捐赠资金、物资都应全部用于捐赠指定的活动,任何单位、个人不得侵占、私分、挪用。

第二十五条 本基金会应按照捐赠协议使用捐赠财产。捐赠协议明确了具体使用方式的捐赠,根据捐赠协议的约定使用。捐赠协议未明确具体使用方式的捐赠,根据本基金会的宗旨、业务范围及业务发展需求使用。

第二十六条 所有人民币贰万元以上的捐赠或根据捐赠者意愿设立的专项基金,都应签署书面的捐赠协议,说明捐赠金额、捐资意向及基金会承诺等。

第二十七条 本基金会应当严格控制捐赠资金的使用,不得超支,超支部分由责任人承担。


第五章  支出管理

第二十八本基金会的所有费用支出应当符合章程规定的宗旨和公益活动的业务范围。

第二十九条 本基金会的所有费用支出遵循勤俭节约、务实高效、公平公正的原则,保证慈善财产的使用效益。

第三十条    本基金会的支出内容包括:

1.  业务活动成本:开展符合基金会章程和业务范围的资助活动以及与此相关的各项支出;

2.  管理费用:与基金会日常运营管理直接相关的工作人员经费、办公经费支出、宣传经费支出、固定资产购置、其他管理支出等;

3.  筹资费用:为获得捐赠资产而发生的费用,如举办募款活动等;

4.  其他费用

第三十一条 本基金会按照理事会批准的年度预算和规定的开支内容、标准执行对外资助和管理各项费用支出。

第三十二条 本基金会的所有费用支出原则上都应通过银行账户按照审批流程而不通过现金支付。因特殊情况需以现金支付,应经秘书长审批同意。

第三十三条 本基金会的所有报销凭证的内容应当完整,应当是国家税局监制的发票或财政部门监制的捐赠收据。不得使用税局允许范围之外的白条、收据或其他不规范的凭证报销各项费用。

第三十四条 本基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金余额的8%。本基金会工作人员工资福利和行政办公支出不超过当年总支出的10%。

第三十五条 本基金会的重大投资活动是指投资人民币壹佰万元及以上的活动。本基金会的重大公益活动是指资助或捐赠人民币五万元及以上的公益活动。本会开展重大投资、公益活动,应当由秘书处制定详细的工作计划和预算,报理事会表决通过,同意的人数不得低于到会理事人数的2/3。


第六章  物资管理

第三十六条 物资应统一管理,防止物资的积压、损失和浪费,最大限度地发挥物资的效益,以保证本基金会业务发展的需要。

第三十七条 物资管理包括:固定资产管理、捐赠物资管理、低值易耗品管理等。

第三十八条 固定资产管理。固定资产是用于本基金会业务活动,单位价值在2000 元以上,耐用时间在一年以上的办公设备、电子设备、运输设备和房屋建筑物等。本基金会所购买或所得合法捐赠的固定资产,应在购买或收到捐赠实物后的三个工作日内交由行政人员在 OA 系统登记并入库,统一管理,并进行必要的维护。固定资产的毁损、丢失应当书面说明原因,并按照有关规定进行报损处理。行政人员应每半年进行一次固定资产盘点,及时更新固定资产盘点清单,盘盈和盘亏都需查找出原因并说明,提交秘书长签字确认后交财务部门备份。

第三十九条 捐赠物资管理。捐赠物资是指自然人、法人或者其他组织向本基金会捐赠的合法的实物形式的资产。捐赠物资应按照捐赠人的捐赠意向分类管理,验收入库,按照捐赠协议和相关规定办理出库手续,并及时按照捐赠人的意愿划拨和使用。物资若发生毁损、丢失等都应当书面记录原因,递交秘书长签字确认后向捐赠人给予说明。

第四十条 低值易耗品管理。低值易耗品是指单位价值较低,容易损耗,不够固定资产标准的各种工器具和办公用品等。在保证工作需要的前提下,尽量降低低值易耗品的库存和消耗。

第四十一条 本基金会购置的、赠与合作伙伴或他人的非本基金会所有的物资,负责的员工都应在项目期内与赠与方签订物资捐赠协议,并附上物资清单交由行政人员存档。

第四十二条 本基金会秘书长有权定期或不定期检查物资管理工作。

第四十三条 任何本基金会员工不得私自长期个人占用本基金会的物资或长期占用按规定应赠与他人或合作伙伴的物资。

第四十四 财务部门应根据固定资产购买凭证及清单,及时入账并按相关规定提取折旧。



第七章  财务分析、核算与决算

第四十五条 财务分析的主要内容包括:预算执行情况,资金运用情况,成本(费用)情况,财产物资的使用,现金流情况,管理情况等。财务部门应基于基金会的实际业务特点,建立科学、合理的财务分析指标。通过指标分析,反映业务活动的成效,并将分析结果及时反馈给秘书处和理事会,为其科学决策提供依据。

第四十六条 财务部门应通过收支审核、财务分析等,对财务收支、资金运用、财产物资管理等情况进行监督检查。对违反财务制度的行为,应及时予以制止和纠正。

第四十七条 财务部门应按照国家有关财务会计制度规定,在进行财产清查、债权债务确认和资产质量核实的基础上,认真组织机构财务决算编制和报表工作,按时结账和对账,做到账账相符、账表相符、账证相符、账实相符。

第四十八条 财务部门应逐笔逐日登记银行存款日记账,每月底与银行对账单相核对,并编制银行余额调节表,出现未达账项时应查明原因,及时上报秘书长;出现长、短款且又无法查明原因的,长款归公,短款由责任人赔偿。

第四十九条 每月终了,财务部门应按时编制本基金会的月度财务报表,并于次月的15 日前将上月的报表报送本基金会秘书长审核。

第五十条 每年终了,财务部门应按时编写本基金会的年度财务决算报表,并于次年的 1 月30 日前将上年度的“年度决算报表”报送秘书长审核,然后由秘书长上报理事会批准。

第五十一条 若捐赠方有要求,财务部门还应当按要求准时递交相应捐赠项目的财务报告,并定期编制项目财务报告交由秘书长审核。

第五十二条 财务部门应按照《民间非营利组织会计制度》的规定编制财务报告, 并接受独立会计师事务所的审计。


第八章  财务监督与信息披露

第五十三条 本基金会秘书处每年一次在理事会上,向理事会报告上年度收支和预算决算情况及下一年度的预算,接受理事会的监督和审定。

第五十四条 财务部门每年应根据民政部门的要求,完成上年度机构的审计工作并按时递交上年度年检报告,自觉接受业务主管部门的监督。

第五十五条 本基金会应当在通过登记管理机关的年度检查后,将年度财务报告在登记管理机关指定的媒体上及基金会官网公布,接受社会公众的查询、监督。年度财务报告对外信息披露的内容应经秘书长审批通过后才能对外公布。

第五十六条 本基金会对外资助的公益慈善项目,应当通过官网及官微及时向社会公开所资助项目的种类和内容、资助金额、评审标准和流程以及项目成果。

第五十七条 本基金会应当接受税务、会计主管部门依法实施的税务监督和会计监督。

第五十八 本基金会在理事会换届和更换法定代表人之前,应当进行财务审计。财务部门应根据审计结果编制本届理事会财务报告,由秘书长向本届理事会做出报告。

第五十九条 捐赠人有权向基金会查询捐赠财产的使用、管理情况,并提出意见和建议。对于捐赠人的查询,秘书长组织财务等部门一起及时如实答复。捐赠人若有对其捐赠项目审计的要求,秘书长应组织捐赠项目负责人和财务部门一起,保证按捐赠者的要求配合审计。



第九章  会计档案管理


第六十条    下列会计资料应当进行归档:

1.     会计凭证:包括原始凭证、记账凭证;

2.     会计账簿:包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿等;

3.     财务会计报告:包括月度、季度、年度财务会计报告和项目会计报告等;

4.     其他会计资料:包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料等。第六十一条 本基金会会计档案的管理按照《会计档案管理办法》执行,由财务部门专人负责整理归档。

第六十二条 本基金会会计档案不得外借,遇有特殊情况,财务人员应经秘书长批准同意后,办理登记手续后,方可提供查阅或复制。

第六十三条 销毁会计档案应按规定程序审批。对到期未了的债权债务的原始凭证及其他未了事项的原始凭证不得销毁,单独抽出另行立卷,保管到未了事项结项为止。


第十章  发票管理

第六十四条 本基金会共有两种发票:一种是深圳市财政局印制的《公益事业捐赠专用收据》(简称捐赠收据),一种是深圳市税务局领取的增值税普通发票(简称普通发票)。本基金会的财务部门对捐赠收据、普通发票的购置、开具、结存、保管、查询、核销等进行统一和规范管理。

第六十五条 任何员工、实习生、志愿者、被资助方等任何人都不得向财政局、税务机关以外的单位、个人购买发票,不得借用其他单位、个人的发票。

第六十六条 本基金会的空白发票应与发票专用章或财务专用章分开保管。开具发票后方可加盖财务印鉴,不得在空白发票/捐赠收据盖上财务印鉴备用。

第六十七条 出纳负责所有发票的购置、开具、保管、结存、查询、核销工作, 并负责两种发票的购置和开具登记簿的登记工作。购置发票后,出纳应在《购置 XX 发票登记簿》上进行登记后方可使用。

第六十八条 财务部门应当按顺序号使用捐赠收据和普通发票,发票不得缺号、撕毁和拆本。开具发票后,出纳人员应在《开具XX 发票登记簿》上进行登记后, 方可交予捐赠人、捐赠单位或付款人。

第六十九条 财务官员每月应对捐赠收据、普通发票的购置、开具、保管、结存情况进行核查,发现问题应及时向秘书长汇报。

第七十条 本基金会在接受捐赠时,出纳向捐赠人或捐赠单位开具深圳市财政局印制的《公益事业捐赠收据》,开具捐赠收据时应做到:

1.  抬头处应填写捐赠单位名称或个人名称,且和收款凭证上的单位和个人名称一致;

2.  发票各联需用机打方式一次填开,各联次内容和金额应填写一致;

3.  发票各栏目应全部、如实的填写,不得留有空栏目,不得隔行填写;

4.  金额合计数的大、小写应一致,大写的金额合计数前用“(X)”符号;

5.  开具的发票应字迹清楚规范,不得潦草,内容完整真实,印章齐全;

6.  开错发票时,应将其作废后重新开具。将开错的发票加盖“作废”戳记或在发票上注明“作废”字样,并将各联次贴在其存根联后一并完整保存保管,不得私自销毁。

7.  捐赠收据每半年应在深圳市财政局进行核销一次。

第七十一条 财务部门负责外部对捐赠收据的查询工作。外部查询人员应提交单位介绍信或个人查询申请书,经财务官员审核批准后出纳人员方可予以接待,并收托和保存查询信件。出纳人员应当现场陪查,不允许查询人员自行查询,不允许查询人员将捐赠收据带离现场。

第七十二条 捐赠方丢失发票要求补开的,出纳人员不得为捐赠人或捐赠单位补开捐赠收据。特殊情况,经秘书长签字同意后,可根据捐赠方提供的该单位公章的证明函件(捐赠单位、捐赠时间、捐赠金额、捐赠项目),查找出原捐赠收据存根进行复印,并在复印件上写明“本捐赠收据为我单位开具,再次复印无效”,在发票复印件上加盖基金会的财务专用章后提供给捐赠方。

第七十三条 本基金会的捐赠收据只限于本基金会业务活动使用,任何人不得将本基金会的捐赠收据转让、出售、出借给其他单位或个人使用;不得为任何单位或个人代开捐赠收据;任何人不得私自销毁、涂改捐赠收据;任何人不得委托他人保管捐赠收据;任何人不得将捐赠收据携带外出;任何人不得将捐赠票据与其他票据互相替代。

第七十四条 捐赠收据使用完毕,应按照深圳市财政局的要求认真填写相关资料, 按顺序清理捐赠收据存根,并按照国家统一的财务会计制度规定妥善保管。

第七十五条 财务部门的出纳负责到当地的税务机关办理普通发票的审批手续,按照税务机关批准的规定办理。不得向税务局以外的单位、个人购买普通发票,不得借用其他单位的普通发票。

第七十六条 基于税务机关对发票实行不定期的换版制度,基金会购买普通发票的数量原则是多批次少数量,最多为半年的使用量。

第七十七条 除捐赠业务外,基金会发生的其他业务收款均开具普通发票。开具普通发票应做到以下几点:

1、发票的各联应当采用复写的方式一次填开;

2、发票栏内容应按税务要求填写,不得隔行填写。

3、开具的发票金额合计数的大、小写应一致;

4、如有填写错误的发票,应当注明“作废”,并将各联次贴在其存根联后一并保存。

第七十八条 付款方丢失发票要求补开的,出纳人员不得为其补开发票。特殊情况,经秘书长签字同意后,可根据付款方提供的盖单位公章的证明函件(付款单位、付款时间、付款金额、付款内容),查找出原发票存根进行复印,并在复印件上写明“本发票为我单位开具,再次复印无效”,在发票复印件上加盖基金会的财务专用章后提供给付款方。

第七十九条 捐赠收据和普通发票存根联的保存年限,按《中华人民共和国发票管理办法》规定为五年,保存期满后,财务部门报基金会备案后,报经财政局或税务机关查验后销毁。

第八十条 出纳人员不得将使用的发票摆放在桌面上。发票开具完毕,应立即收入安全处存放,防止丢失。

第八十一条 基金会所有员工,凡发生下列情况之一的,基金会责令其立即停止违法、违规活动,并根据情节轻重给予行政处罚;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

1、 买卖发票,将发票出售、出借、转让;

2、 未按财政局规定购置、开具和管理发票的;

3、 未按税务机关规定购置、开具和管理发票的;

4、 将空白发票事先盖章备用的;

5、 外出携带空白发票的。


第十一章   附 则

第八十二条 本制度所称员工是指与质兰基金会签订全职、兼职劳动合同的工作人员,但不包括志愿者、实习生或专家等临时聘用人员。

第八十三条 本制度经理事会审议通过后执行,由秘书长监督实施。

第八十四条 本制度的修订由秘书处提出修改意见,报理事会审议通过后执行。



(2019年3月23日理事会通过后开始执行)





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