资助项目管理制度

第一章 总则

第一条    为规范深圳市质兰公益基金会(以下简称“质兰基金会”)及被资助方对资助项目的管理,确保资助项目科学、规范、高效的开展,顺利实现项目预期目标,贡献于质兰基金会的宗旨和愿景的实现,维护质兰基金会、捐赠方和被资助方的合法权益,根据《基金会管理条例》、《深圳市质兰公益基金会章程》、质兰基金会的各项管理制度及国家的相关法律法规,特制定本制度。


第二条    资助项目是指质兰基金会以资金或/及物资捐赠,或其他提供资金或/及物资条件支持等资助方式,通过签署捐赠或资助合同(或协议,以下同义,略)的方式,由被资助方执行和管理的项目。


第三条    质兰基金会理事会负责审议通过资助项目年度计划,确定每一年度资助的方向、资助规模、资助的对象范围及资助的要求等。


第四条    质兰基金会秘书处负责每年资助项目的年度资助计划制定、公开或定向征集、日常监督管理、终期评估和审计、项目信息管理及披露、自媒体运营、质兰成长社区的运营等相关事宜。


第五条    本制度适用于质兰基金会资助的所有项目。


第二章 项目征集与立项

第六条    除特殊类型的资助项目(如涉及行业发展或需求调研、行业培训等)采取理事会审议后定向征集的方式立项外,质兰基金会所有其他类型的资助项目都采用向社会公开征集项目建议书和专家评审的方式立项。


第七条    质兰基金会对资助项目立项的基本原则是:

1.     符合质兰基金会的章程;

2.     符合质兰基金会的宗旨、愿景与价值观;

3.     综合考虑资助项目的社会价值、可行性、资金使用效率、有效性、可持续性及可推广性;

4.     通过公开、公正、公平的项目征集和评审流程择优选取。


第八条    在公开征集资助项目时,质兰基金会应通过官网、官微、外部传播平台等公布资助项目征集指南,并在指南中明确资助的目的与规模、资助的各项要求(包括但不限于资助的地理范围、方向、类型、实施周期与资助额度,申请者的资格要求、资金的使用范围、项目建议书模板等)、评审流程和标准、项目建议书和材料的递交方式和截止时间等。


第九条    资助项目申请方应按照公开或定向征集的要求,向质兰基金会递交个人/机构信息及各项申请材料,并对所提供的信息及材料的合法性、真实性、完整性负全责。


第十条  对于公开征集的资助项目,质兰基金会应对所有申请方进行尽职调查,调查方式包括但不限于申请材料审查、电话核查、实地走访、信用系统复核等方式,并组织评审专家对所有征集到的项目建议书按照评审流程与标准进行公正、公平的评审,最后质兰基金会应根据资金投放规模、尽职调查和专家评审结果确定最终入选并资助的项目。


第十一条    所有资助项目的申请方,在申请资助项目的过程中,如对质兰基金会工作人员(包括质兰基金会的全职员工、实习生、志愿者及外聘服务人员)、治理层人员(包括质兰基金会理事和监事)、评审专家和合作方实施任何有违《深圳市质兰公益基金会防止利益冲突和反腐败规定》中严格禁止的利益冲突、贿赂等行为,一经查证属实,质兰基金会有权取消其申请资格,并视其情节严重性对外公示相关调查情况及处理结果。


第三章 项目执行与监督管理

第十二条    质兰基金会对所有资助项目采取合同制管理。质兰基金会与被资助方签署资助项目合同,共同明确约定项目的预期目标、指标、项目活动、项目预算、项目管理的要求、项目的监测和评估计划、双方的权利和义务、违约责任等。质兰基金会应依据合同,对被资助方的项目执行进行日常监督和管理。


第十三条    质兰基金会秘书处或其组建的资助项目管理团队负责资助项目的监管。监管的主要内容包括定期检查项目资金使用进度和项目活动执行进展,监督项目管理情况,处理项目执行中出现的问题,审批资助项目的活动或预算修改以及项目延期等的申请,审批递交的各类项目报告等。监管的手段包括但不限于报告审核、询问或实地走访等方式。


第十四条    被资助方应确定项目负责人来负责资助项目的管理,其主要职责包括但不限于:

1.      负责项目合同的签订与执行;

2.      组建和管理项目团队;

3.      负责按计划跟踪和推进项目进展;

4.      负责捐赠资金或/及物资的管理及配套资金的落实和到位;

5.      开展项目的日常监测与评估;

6.      负责项目各类技术和财务报告的组织撰写、递交和修改;

7.      负责与质兰基金会的日常联络和汇报;

8.      负责协助质兰基金会对资助项目进行询问、检查、评估、验收和审计;

9.      及时、积极、有效处理项目执行中出现的问题、投诉。


第十五条    资助项目在执行过程中,经批准的项目目标原则上不能调整或删减。因特殊原因需调整或删减,应至少提前10个工作日向质兰基金会提出申请并说明调整理由,质兰基金会应在接到正式申请之后的10个工作日内给予回复。申请如获质兰基金会审核同意,则双方签署补充合同,被资助方按照修改后的项目目标执行。被资助方若未经批准擅自改变项目目标,质兰基金会有权要求被资助方予以纠正,未予及时纠正的质兰基金会应暂缓提供后续资助,并视违约情况及对项目资助目的的不利影响,决定中止或终止资助合同,及至要求被资助方全额退返资助的资金及/或物资。


第十六条    因资助项目多涉及野外调查、户外工作或项目地位于偏远地区,在交通安全、卫生健康、人身安全等方面均具有一定风险,被资助方及资助项目的项目负责人,应建立和完善风控管理制度,提前做好风险评估并采取充分的预防和减缓措施,确保资助项目合法、合规及执行团队成员和各关联方人员的人身安全,保障资助项目的顺利执行。


第十七条    质兰基金会要求被资助方方承诺在进入各类自然保护地开展资助项目活动时,应严格遵守国家和地方与自然保护地管理相关的法律、法规和政策;被资助方进入社区开展资助项目活动时,应事先征得社区自治机构或管理组织的同意。


第十八条    所有项目申请均应就资助项目对项目地的社会、经济和环境造成的可能负面影响进行如实、充分的自我评估并设计相应的减缓措施。在资助项目执行中,被资助方及项目负责人仍应持续监测、评估并汇报已出现或可能出现的负面影响、已采取的措施以及措施的有效性。


第十九条    被资助方在资助期间发生抄袭、造假等学术不端、或有违科学严谨的不良行动和管理而致物种、环境、社会遭受严重负面影响,一经发现,质兰基金会应取消其资助资格,不再拨付后续资助,并要求无条件退回已拨资金及/或物资。如涉知识产权争议而被实名举报、投诉或涉讼,质兰基金会有权暂停拨付后续资助,被资助方应即积极回应侵权质疑并提供有效证据自证无侵权(如被资助方在被举报、投诉后20个工作日内消极不回应则视为默认指控),质兰基金会有权视争议结果决定拨付或不拨付后续资助,构成侵权的则要求退回已拨付资助。


第二十条    依据《深圳市质兰公益基金会防止利益冲突和反腐败规定》,质兰基金会倡议所有被资助方在资助项目执行中建立相应的防止利益冲突和反腐败机制。被资助方对本基金会工作人员实施任何有违本规定的行为,则本基金会有权单方无条件终止资助,要求被资助方退回全部资助资金,并视情节严重性对外公示相关调查情况。被资助方在其他活动中因实施严重的利益冲突和行贿行为而被起诉或行政处罚,一经查证属实或已导致资助项目的公信力不断降低或项目执行和成效受到严重影响,则本基金会有权暂缓或终止资助。


第二十一条    依据《深圳市质兰公益基金会防止骚扰/性骚扰政策》,质兰基金会在资助项目的执行中要求被资助方严格禁止和反对不尊重、骚扰和性骚扰行为。若被资助方及其相关人员有违反此政策的行为,应参照前述政策进行处理。


第二十二条    质兰基金会要求所有资助项目应通过网站等建立、公示投诉举报通道,接受社会公众对资助项目的监督。


第二十三条    被资助方因故不能继续资助项目的执行,应至少提前20个工作日以书面形式向质兰基金会提出项目终止申请,经质兰基金会审议同意后可终止并退回剩余资金,否则视为被资助方单方面终止项目、解除合同,被资助方应全额退回资助资金及/或物资。


第四章 项目资金管理

第二十四条       质兰基金会对所有资助项目的资金实行预算制管理。被资助方在申请阶段应编制详细、可行的项目预算。针对要求或承诺配套资金的资助项目,其项目整体预算应包括配套资金的预算,并说明配套资金的来源及落实情况并提供相关依据。质兰基金会与被资助方达成一致的项目总体预算应作为资助项目合同的附件予以确定并应遵照执行。受资助方在项目执行过程中应严格按照项目预算使用项目资金,若受资助方挪用或侵占资助资金,质兰基金会有权视后果的严重程度,采取要求被资助方立即予以纠正追回违规款额、暂停或终止资助、要求退回全部资助资金、赔偿损失等措施处理,并保留诉讼的权利。


第二十五条       对于公开征集的资助项目,经批准的项目预算中每个预算大类的实际支出可在该大类质兰基金会资助预算总额上下20%的幅度范围内自行调整,若实际支出超过20%的幅度,则应至少提前10个工作日向质兰基金会提出正式申请并说明理由,质兰基金会应在接到正式申请之后的10个工作日内给予答复。若未申请而超过20%的幅度,质兰基金会有权视情况要求被资助方及时予以纠正并停止下一笔资金的拨付,若后果严重可单方面终止合同。


第二十六条    对于公开征集的资助项目,质兰基金会应在合同签署完毕且被资助方出具合格的捐赠收据、行政事业单位收据或发票等财务报销凭证后,按照项目预算前三个月的预算金额支付首笔项目款。最后一笔项目款的支付应在项目验收合格后支付,其金额不能少于项目资助总金额的10%。除首笔和最后一笔项目款外,其余项目款的拨付都应在被资助方花完上一笔项目款的80%以后才可申请拨付。对于定向征集的资助项目,资金拨付的计划和要求应根据项目实际情况在合同中明确约定并遵照执行。


第二十七条    对于公开征集的资助项目,质兰基金会要求被资助方在申请项目资金(除首笔)拨付之前,应递交合格的项目报告和财务报告,汇报项目进展和资金(包括承诺的配套资金)的使用情况,并提供所有费用的流水账目。


第二十八条    对于定向征集的资助项目,资金拨付的计划和要求应根据项目实际情况在合同中明确约定并遵照执行,被资助方应按合同要求递交项目报告和财务报告,并提供所有费用的流水账目。


第二十九条    对于所有资助项目,项目验收合格后,才算项目结束。最后一笔项目款的支付应在项目验收合格后支付。项目结束后,资金若有结余,被资助方应在项目结束后的10个工作日内将余款拨回质兰基金会。


第三十条    被资助方应及时、完整和准确的记载项目活动的各项费用支出,并妥善保存全部费用的原始票据,并在票据正面写明用途。资助项目的所有费用支出(包括配套资金的使用)的票据应当相关、真实、合理和完整。质兰基金会应不定期抽查部分资助项目费用的原始票据,被资助方应提供被抽查费用的原始票据的电子扫描件上传系统待审。


第三十一条    被资助方应保留所有质兰基金会资助项目票据三年,以便税务审查或审计。


第五章 项目评估与审计

第三十二条    对于公开征集的资助项目,在项目执行的全过程中,质兰基金会应通过审阅被资助方撰写和提交的各类进展报告对项目执行过程和成效进行跟踪评估,并辅以不定期、不固定的实地走访、电话和会议等评估。所有对资助项目的跟踪评估数据、奖惩等结果都通过数据库予以保存,并作为质兰基金会评估是否持续予以资助的重要依据。


第三十三条    对于公开征集的资助项目,质兰基金会对资助项目的项目技术进展报告根据标准分为不合格、合格和优秀三个等级,对项目财务进展报告根据标准分为不合格、合格两个等级。不合格的报告应当进行修改且/或对项目执行进行纠正达到合格标准后方能支付下一笔项目款。对于定向征集的资助项目,项目阶段性成果的定期验收结果分合格和不合格两个等级。验收不合格的应当进行修改且/或对项目执行进行纠正达到合格标准后方能继续执行。


第三十四条    对于公开征集的资助项目,项目结束后,被资助方应如实认真的填写项目终期评估报告,对项目的设计、实施和管理进行全过程的回顾和总结,并对项目目标和预期成果的实现情况进行梳理和总结。


第三十五条       对于公开征集的资助项目,质兰基金会对项目终期评估报告根据标准分为不合格、合格和优秀等级;对项目终期财务报告根据标准分为不合格、合格等级。不合格的项目终期评估报告和项目终期财务报告应当进行修改且/或对项目执行进行纠正达到合格标准后方能通过项目验收。项目验收不合格且对质兰基金会造成严重损失或有违法违规等行为,应依据法律法规和基金会的相关制度追究被资助方的责任。对于执行记录良好和项目成效显著的资助项目,质兰基金会可予以物质或非物质的奖励。


第三十六条    对于定向征集的资助项目,项目执行中的评估方法、评估内容及项目验收的具体要求应根据项目实际情况在合同中明确约定并遵照执行。


第三十七条    对累计资助金额50万以上或连续资助三年以上的资助项目,质兰基金会应挑选部分项目进行专项审计及/或聘请第三方独立专家对项目进行评估。


第六章 项目信息管理与披露

第三十八条    质兰基金会应本着尽法定义务、尊重被资助方知识产权和保密要求、保护珍稀濒危物种等原则,对资助项目申请和执行过程中接触到各种数据、信息实行严格管理。


第三十九条    依据《慈善组织信息公开办法》及《深圳市质兰公益基金会信息披露制度》,质兰基金会应在每个季度末在官方网站、官方微信等平台上向公众披露以下资助项目信息:

1.      资助项目的项目摘要 ;

2.      被资助方、资助项目团队成员姓名和工作单位;

3.      资助项目的预算总额、配套资金总额、申请资金总额;

4.      资助项目的执行期;

5.      资助项目结项情况及项目成果简述;

6.      资助项目的说明照片或短视频;

7.      其他应披露的信息。

其中第6项,基于项目执行情况展示及公益宣传推广之需要,质兰基金会要求每个申请方在获得资助后在项目期内递交至少3张拥有版权或可公开传播许可权的项目说明照片或短视频,并授予质兰免费的、非独家使用许可,质兰基金会有权将该内容用于公益性质的各种形态的线上线下宣传平台、产品和服务上。


第七章 附则

第四十条    本制度自质兰基金会理事会审议通过后生效。


第四十一条    本制度的解释权归质兰基金会秘书处。


(2019年3月23日第一届第二次理事会通过并开始执行)

质兰在呼唤
质兰基金会希望通过为一线研究与实践者提供小额、灵活、长期的项目资金支持和陪伴成长,来推动中国的濒危物种保护并促进社区的减贫与可持续发展。
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