档案管理制度

第一章  总 则

第一条  为加强深圳市质兰公益基金会（以下简称 “本基金会”）各类档案的规范管理，保证档案的保管、使用安全以及档案的完整性及保密性，更好地为本基金会各项工作提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》等有关规定制定本制度。

第二条  本制度所称档案是指本基金会自成立以来，在治理、人事行政、业务活动中形成的对本基金会相关工作具有查考、利用价值的文件、报告、函件、表格、纪要、合同等不同载体形式的历史记录。

第三条  按上级主管部门要求及本基金会业务需要归档的文件等材料必须按类别归档，以时间先后为线索，并由专人负责管理。

第四条  本基金会的档案管理工作实行业务负责制，具体业务人员是相应业务档案管理的第一负责人，在业务活动中应保证经办文件的系统完整，并在活动结束后及时由相应的档案负责人归档。其工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 归档范围、归档时间和保管期限

第五条  档案范围：

（一）治理和行政档案：包括但不限于理事会会议纪要、登记证书、设立登记、变更、章程核准等批复、劳动合同及奖状等；

（二）资助业务相关的档案：包括但不限于本基金会与合作单位或个人签订的关于合作、委托、承办、咨询等各类事项的协议、合同等，以及本基金会与被资助伙伴签订的捐赠协议以及资助项目执行相关的进展报告、财务报告及评估报告等；

（三）品牌传播档案：包括但不限于本基金会的各类宣传及印刷品、重要媒体报道、新闻稿及活动资料等。

第六条 对于治理和行政档案，本基金会主要以实物资料进行归档，凡无实物的数字信息应打印后归档。对于资助业务相关的档案，除合同协议外，本基金会主要通过专门开发的资助项目管理系统进行数字信息的归档。对于品牌传播档案，主要通过钉钉等管理系统进行数字信息的归档。

第七条  本基金会的档案形式主要包括电子文档和实物资料两种：纸质档案应按照封面、文件目录、文件材料的顺序排列；电子档案应在钉钉建立文件夹，在文件夹内按照本制度第五类归档。纸质档案的目录应按规定的格式逐项填写并放在卷首。对应当归档入卷的材料，如因特殊原因无法收集及补充的，须由具体经办人或业务负责人做出书面说明，并将该说明材料归档入卷。

第八条  根据有关规定及本基金会的实际情况，本基金会治理及重要行政档案永久保存，其他档案至少保存十年。

第三章 保管和利用

第九条  本基金会设有存放档案的专门文件柜，并具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。

第十条  档案存放须采取科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；同时根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

第十一条  档案属于本基金会机密文件，借阅须经本基金会秘书长同意。阅档须在指定的地方，不得携带外出。

第十二条  借阅档案，必须在钉钉履行登记、签收手续。

第十三条  借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，本基金会当追究当事人责任。

第四章 会计档案

第十四条  会计档案是记录和反映本基金会业务事项的重要历史资料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其它会计资料。

第十五条  本基金会会计档案按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行，实行专人管理。会计档案由财务人员负责整理归档。

第十六条  本基金会会计档案不得外借，遇有特殊情况，须经本基金会秘书长批准后，办理登记手续后，可以提供查阅或复制，查阅期间严禁篡改或涂改、毁损。

第十七条  本基金会会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为10年和30年，按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》中所附会计档案保管期限表内容具体执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天起算。

第十八条  销毁会计档案须按规定程序审批。对到期未了结的债权债务的原始凭证及其它未了事项的原始凭证不得销毁，单独抽出另行立卷，保管到未了事项完结时为止。

第五章 附则

第十九条 本制度由本基金会秘书处负责解释。

第二十条 本制度自本基金会理事会审议通过后生效。